Des stratégies pour rédiger un email formel
Pour écrire un e-mail formel, vous devez faire attention à cinq éléments clés :
1. L’objet ou sujet de l’e-mail formel
L’objet est un élément indispensable car il présente l’objectif de votre e-mail en quelques mots. D’une part, c’est la première chose que votre destinataire va lire : c’est la ligne qu’il voit quand il lit sa messagerie. D’autre part, pour être lu, retrouvé ou mémorisé par votre destinataire, il faut que cet objet soit efficace et clair. Il doit être court, simple, explicite et montrer l’objectif de votre e-mail (informer, aviser, inviter, inciter le destinataire à agir). Le destinataire doit tout de suite comprendre ce dont votre courriel va parler.
Voici quelques exemples précis en fonction de l’objectif de votre e-mail :
- Postuler à un emploi : Candidature pour le poste d’informaticien
- Demander un rendez-vous : Demande de rendez-vous
- Faire un compte-rendu : Compte-rendu 20 janvier
- Souhaiter quelque chose à quelqu’un : Bonnes vacances ! / Bonne Année ! / Bon rétablissement !
- Parler d’un problème : Réclamation facture du mois de juin
- Fixer une date pour un réunion : Date prochaine réunion
- Annulation d’un événement : Annulation du cours de français / Annulation réunion 17 février
2. La formule d’appel
La formule d’appel est également très importante, car ce sont les premiers mots du courriel, ceux qui permettent la prise de contact avec le destinataire. Vous devez choisir la formule d’appel en fonction de la situation de communication. En contexte formel :
- Vous connaissez le titre de la personne : Monsieur le Maire, / Madame la Présidente, / Monsieur le Directeur,
- Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas (institution, administration…) mais vous savez s’il s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, / Monsieur,
- Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas et vous ne savez pas s’il s’agit d’une femme ou d’un homme : Madame, Monsieur,
- Vous écrivez à une personne dont vous connaissez le nom (un client, un collaborateur, un propriétaire…) : Madame Dubois, / Monsieur Martin, / Bonjour Madame Grosjean
- Vous écrivez à un groupe de personnes : Mesdames, / Messieurs / Mesdames, Messieurs,
3. Le contenu
Un e-mail est beaucoup plus direct qu’une lettre. Il faut aller directement aux faits. Si le contenu de votre message est confus et trop long, votre destinataire ne le lira pas entièrement. Pour être clair et efficace, vous devez donc organiser le contenu de votre e-mail en paragraphes qui correspondront chacun à une idée ou un thème différent. Voici les étapes à suivre pour structurer le contenu de votre e-mail formel :
a. Rappel de l’objet du courriel (+ identité personnelle ou professionnelle)
Si vous écrivez pour la première fois à votre destinataire :
- Je vous prie de bien vouloir …
- Je souhaite recevoir des informations …
- Je me permets de vous adresser un CV et une lettre de motivation ….
- Vous voudrez bien me faire parvenir / communiquer …
Si vous avez déjà écrit à votre destinataire :
- À la suite de notre conversation téléphonique, …
- Comme convenu lors de notre rencontre, …
- Pour faire suite à notre entretien, …
- Lors de nos derniers échanges, …
b. Explication ou justification de l’objet de votre courriel
- apporter des justifications à votre demande : À ce sujet, j’aimerais quelques informations complémentaires : …
- expliquer le problème auquel vous êtes confronté : J’ai égaré la notice, je voulais savoir si vous pouviez m’en envoyer une autre ? …
- informer votre destinataire de vos actions : Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien. …
c. Répercussions de votre demande, conséquences d’un problème
- En conséquence de quoi, je vous demande le remboursement du prix du billet ainsi qu’un geste commercial au titre du préjudice subi. …
Ce paragraphe n’est pas obligatoire, il dépend de la situation dans laquelle vous vous trouvez.
d. Nouvelle information ou demande
- Apporter une nouvelle information : Vous trouverez ci-joint les justificatifs nécessaires et je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
- Dans notre exemple, vous pourriez écrire : Comme je suis étudiant, pourriez-vous m’indiquer les justificatifs dont j’aurai besoin pour louer cet appartement ?
e. Remerciements, reprise ultérieure de contact, demande de réponse…
Remercier :
- En vous remerciant, par avance de l’intérêt que vous portez à ma demande.
- Je vous remercie d’avance / par avance de votre réponse.
- Je vous remercie pour l’accueil que vous m’avez réservé et vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de mes cordiales salutations.
Reprise ultérieure de contact :
- Au plaisir de vous revoir.
- Je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours pour convenir d’un entretien.
- Sans réponse de votre part je me permettrai de vous appeler d’ici quelques jours.
Demande de réponse :
- Dans l’attente d’une réponse favorable de votre part, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sincères salutations.
- Comptant sur votre coopération, je vous prie de croire, Madame, Monsieur, en l’assurance de mes salutations distinguées.
- J’espère obtenir rapidement satisfaction.
- Je vous serais reconnaissant de résoudre ce problème très rapidement.
4. La formule de politesse
Vous ne connaissez pas la personne (institution, administration…) :
- Respectueusement. / Salutations respectueuses.
Vous écrivez dans le cadre de votre travail ou de vos études à une personne dont vous connaissez le nom (un collaborateur, un enseignant, etc.) :
- Salutations distinguées. (pour un premier échange de mail)/ Sincères salutations. / Cordiales salutations. (ce n’est pas votre premier échange de mail)
- Vous écrivez à un groupe : Cordialement
5. La signature
Et enfin, vous ne devez pas oublier de signer votre e-mail avec votre nom complet et vos informations de contact.
Mes conseils pour écrire un e-mail formel efficace
- Utilisez le « vous » : vous rédigez un e-mail formel donc le registre de langue utilisé doit être formel : vouvoiement, vocabulaire plus recherché, politesse. Surtout évitez les abréviations, le tutoiement, les mots familiers.
- Ecrivez des phrases simples : on a souvent l’impression qu’écrire des phrases longues, bien complexes avec des pronoms relatifs ou des connecteurs améliorent notre style d’écriture. Pas du tout ! C’est lourd et souvent incompréhensible ! Faites des phrases courtes, simples et précises ! Les phrases courtes sont faciles à lire donc faciles à comprendre.
- Faites des paragraphes : un e-mail sans paragraphes est un e-mail illisible. La personne qui reçoit ce type d’e-mail ne prend parfois même pas la peine de le lire. Un e-mail clair et efficace est un e-mail structuré en paragraphes, reliés entre eux par des connecteurs (donc, car, par conséquent, …).
- Relisez votre e-mail : cela arrive très souvent d’envoyer un e-mail sans l’avoir relu. Aïe ! C’est vraiment une erreur ! En effet, laisser des fautes d’orthographes derrière vous a des conséquences. Vos erreurs donnent une mauvaise impression de vous à celui qui vous lit, surtout dans un contexte formel ! Je vous conseille donc de prendre quelques minutes supplémentaires pour relire vos phrases et corriger les petites erreurs d’inattention.
- Soyez sobre : il s’agit d’un e-mail formel, donc il faut rester simple et classique. N’écrivez pas en majuscule, C’EST ILLISIBLE. Choisissez une police d’écriture unique pour écrire votre e-mail : Sans Serif par exemple. Utilisez une ponctuation raisonnable. Les "!!!!" ou encore les "????" et même les émoticônes 🙂 😉 🙁 sont inadaptés dans un contexte formel.
Voilà vous avez maintenant toutes les clés en main pour rédiger un bon e-mail formel en français.
Soyez confiant et surtout appliquez ces conseils !
Source : https://parlez-vous-french.com/comment-ecrire-un-e-mail-formel/