Écrire un email formel
Comment écrire un email formel ?
1. L’objet ou sujet de l’e-mail formel :
- Demander un rendez-vous : Demande de rendez-vous
- Demander des informations : Demande d'informations
- Parler d’un problème : Réclamation facture du mois de novembre
- Annulation d’un événement : Annulation du cours de français
2. La formule d’appel
- Vous connaissez le titre de la personne : Madame la Présidente, / Monsieur le Directeur,
- Vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas (institution, administration, etc. ) : Madame, / Monsieur,
- Vous écrivez à une personne dont vous connaissez le nom (un professeur, un secrétaire, etc. ) : Madame Dubois, / Monsieur Martin, / Bonjour Madame Grosjean,
- Vous écrivez à un groupe de personnes : Mesdames, / Messieurs / Mesdames, Messieurs,
NB : N'oubliez pas la virgule ni le retour à la ligne avant de continuer votre email.
3. Le contenu
a. Rappel de l’objet du courriel
- Si vous écrivez pour la première fois à votre destinataire :
- Je vous prie de bien vouloir en PJ …
- Je souhaite recevoir des informations …
- Je me permets de vous adresser le document demandé par mail le (+ date) ...
- Pourriez-vous s'il vous plaît me communiquer le document à remplir pour ... ?
- Si vous avez déjà écrit à votre destinataire :
- À la suite de notre conversation téléphonique, …
- Pour faire suite à notre entretien, …
- Lors de nos derniers échanges, …
b. Explication ou justification de l’objet de votre courriel
- apporter des justifications à votre demande : J’aimerais quelques informations complémentaires concernant …
- expliquer le problème auquel vous êtes confronté : Je ne trouve pas l'emploi du temps en ligne, pourriez-vous m'envoyer le lien, s'il vous plaît ?
c. Nouvelle information ou demande
- Apporter une nouvelle information : Vous trouverez ci-joint les justificatifs nécessaires et je reste à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.
d. Remerciements
4. La formule de politesse
- Vous ne connaissez pas la personne (institution, administration…) :
- Respectueusement. / Salutations respectueuses.
- Vous écrivez dans le cadre de votre travail ou de vos études à une personne dont vous connaissez le nom (un collègue, un enseignant, etc.) :
- Bien cordialement / Sincères salutations. / Cordiales salutations.
5. La signature
Vous devez signer votre e-mail avec votre nom complet (prénom et nom), votre année / formation et vos informations de contact.
Exemple :
Victoria Mahopi
Master 1 de Neurosciences, groupe B
Adapté de : Comment écrire un e-mail formel ?